De functie van secretaresse
Secretaresse functie is vaak een ondergeschoven beroep op de werkvloer. Onterecht, aangezien de functie veel uitgebreider is dan de meeste mensen zullen denken. Dit komt omdat men vaak niet weet welke administratieve en ondersteunende werkzaamheden er onder deze functie horen en dat je wel een bepaald kennisniveau moet hebben om de functie uit te kunnen oefenen. Maar welke taken horen er dan allemaal onder de functie van secretaresse? Fabius is een opleider van verschillende kantooropleidingen en weet daardoor als geen ander wat er allemaal nog meer komt kijken bij een baan als secretaresse dan alleen de directeurs agenda bijhouden.
Taken bij de functie
In elke onderneming wordt de functie van secretaresse anders ingevuld. Bij veel kleine bedrijven komen er meer gevarieerde ondersteunende diensten bij, terwijl bij grotere bedrijven je als secretaresse op verschillende afdelingen kunt zitten, van accountmanagers tot office manager. Wel kun je bij elk van deze plaatsen bepaalde werkzaamheden altijd verwachten. Zo hoort het bijhouden van de agenda en afspraken inplannen tot de standaard werkzaamheden, maar ook het voorbereiden en notuleren van deze afspraken, het archiveren van belangrijke documenten en zitten administratieve werkzaamheden als brieven opstellen en informatie verzamelen en vastleggen hier ook bij. De functie van secretaresse is erg gevarieerd waardoor geen dag hetzelfde is.
Profiel secretaresse
Om de functie van secretaresse te kunnen beoefenen moet je wel voldoen aan een aantal voorwaarden. Zo moet je zorgvuldig en snel kunnen handelen tussen verschillende werkzaamheden en ben je communicatief erg sterk. Daarnaast zit je veel achter een computer met dit werk, dus kennis op het gebied van Outlook, Word en vergelijkbare programma’s is erg belangrijk. Omdat je veel in rap tempo moet kunnen typen is het een pre als je blind en/of met tien vingers kunt schrijven. Al deze vaardigheden kun je leren door de opleiding Secretaresse te volgen bij Fabius, waardoor je alles weet over de functie, wat er van je gevraagd wordt en hoe je dit het beste kunt uitvoeren. Je kunt deze opleiding parttime doen, zodat het goed te combineren is met je werk en je daarmee je kennis direct in kunt zetten.